নথি অ্যাপ্লিকেশনের আপডেট/রিলিজ নোটসমূহ
লগইন পেইজ

ই-নথি সিস্টেমের আপডেটসমূহ:

(মার্চ ১৮, ২০১৭)


নথি প্রেরণের সময়অনুমতি সংশোধন’ বাটনটি প্রেরণের বক্স এর ভিতরে আনা হয়েছে। অর্থ্যাৎ বক্স এর একপাশে প্রাপকের তালিকা এবং অন্যপাশেঅনুমতি সংশোধন’ বাটনটি রয়েছে।
অনুমোদনকারী’ এরউপর কারসর্ নিলেস্বাক্ষরকারীলেখা দেখাবে।
পত্র তৈরি করার সময় প্রাপক সিলেক্ট করলে প্রাপকের জায়গায় পদ আর অফিসের নাম আসতো, এখন শাখার নামও আসবে।
পত্রজারি ব্যতিরেকে যদি নথি প্রেরণ করা হলে, ‘আপনি কি পত্রটিজারি না করে নথি পাঠাতে ইচ্ছুক? ’মেসেজ দিবে।
নথি প্রেরণেরঅনুমতি সংশোধন’ করার পর বক্সটি অটো বন্ধ হয়ে যাবে।
পত্রের খসড়া তৈরি করার সময় ফাইলে থাকা পত্রের সংযুক্তির সময় পত্রের উপর ডবল ক্লিক করলে সংশ্লিষ্ট পত্রটির প্রিভিউ দেখা যাবে।
নথির নাম সংশোধনের অপশন যুক্ত করা হয়েছে। এই অপসনটি অফিস এডমিনের কাছে থাকবে। অফিস এডমিন দপ্তর বাটনে গিয়েনথি সেটি”> “নথির নাম সংশোধন” বাটন পাবে। এরপর শাখা নির্বাচন করে সংশ্লিষ্ট নথি সংশোধনের অপসন পাবে। এই ক্ষেত্রে সংশোধিত নথির নামলিখে সংরক্ষণ করতে হবে।
আপনার জিজ্ঞাসা” নামে একটি লিংন্ক লগইন পেইজে দেয়া হয়েছে। এখানে নথি সিস্টেম সর্ম্পকে অনেক প্রশ্নের উত্তর দেয়া আছে।

(জুলাই ২৫, ২০১৭)

১। একটি ডাক নথিজাত করার পর প্রয়োজনে আবারও নথিতে উপস্থাপন করা যায়:

ডাক মেনুতে ক্লিক করলে আগত ডাক, প্রেরিত ডাক এবং “অন্যান্য ডাক” ট্যাব পাওয়া যাবে। “অন্যান্য ডাক” ট্যাবের ড্রাপডাউনে “নথিজাতকৃত ডাক” লিংকে ক্লিক করলে নথিজাতকৃত ডাকগুলো পাওয়া যাবে। যে ডাকটি ফেরত আনতে চাই, সেই ডাকের বিস্তারিত বাটনে ক্লিক করলে ডাকটির বিস্তারিত দেখা যাবে এবং উপরে ডানে “ডাক ফেরত আনুন” বাটনে ক্লিক করলে ডাকটি আগত ডাকের ট্যাবে চলে আসবে। তখন ঐ ডাকটি নথিতে উপস্থাপন করা যাবে।
২। একটি ডাক আর্কাইভ করার পর প্রয়োজনে আবারও নথিতে উপস্থাপন করা যায়:

ডাক মেনুতে ক্লিক করলে আগত ডাক, প্রেরিত ডাক এবং “অন্যান্য ডাক”-এর ট্যাব পাওয়া যাবে। “অন্যান্য ডাক” ট্যাবের ড্রাপডাউনে “আর্কাইভকৃত ডাক” লিংকে ক্লিক করলে আর্কাইভকৃত ডাকগুলো পাওয়া যাবে। যে ডাকটি ফেরত আনতে চাই, সেই ডাকের বিস্তারিত বাটনে ক্লিক করলে ডাকটির বিস্তারিত দেখা যাবে এবং উপরে ডানে “ডাক ফেরত আনুন” বাটনে ক্লিক করলে ডাকটি আগত ডাকের ট্যাবে চলে আসবে। তখন ঐ ডাকটি নথিতে উপস্থাপন করা যাবে।

৩। খসড়া প্রত্রের প্রিভিউ:

এইক্ষেত্রে খসড়া প্রত্রের উপরে একটি প্রিভিউ বাটন থাকবে এবং এই বাটনে ক্লিক করলে পত্রের প্রিভিউ দেখা যাবে। প্রিভিউর উপরে বামে, ডানে, উপরে এবং নিছের মার্জিন সেট করা যায়।
৪। জারিকৃত পত্র ক্লোন (কপি) করা যাবে:

জারিকৃত পত্রের উপরে একটি ক্লোন বাটন থাকবে। এই ক্লোন বাটনে ক্লিক করলে জারিকৃত পত্রটি খসড়া পত্র হিসাবে চলে আসবে এবং এই খসড়া পত্রটি এডিট করে পুনরায় পত্রজারি করা যাবে। তাছাড়া, নথির পত্রাংশের উপরের বাটনে ক্লিক করলে মাস্টার ফাইলে জারিকৃত সকল পত্র পাওয়া যাবে। সংশ্লিষ্ট পত্রটির উপরে ক্লোন বাটনে ক্লিক করলে জারিকৃত পত্রটি সংশ্লিষ্ট নথির খসড়া পত্র হিসাবে পাওয়া যাবে। আবার মাস্টার ফাইলের সংরক্ষিত পত্রের উপরও “ক্লোন” বাটন থাকবে। এই ক্লোন বাটনে ক্লিক করলে নথির তালিকা আসবে। সংশ্লিষ্ট নথিতে ক্লিক করার পর পত্রের খসড়াসহ নথি খোলে যাবে।
৫। পত্রের খসড়া তৈরি করার জন্য পত্রের প্রাপক এবং অনুলিপি সিলেক্ট করার সময় পত্রজারিগ্রুপে ক্লিক করে গ্রুপের নাম সিলেক্ট করে গ্রুপের সবাইকে দেয়া যায় এবং গ্রুপ থেকে ভিন্ন ভিন্ন অফিসার সিলেক্ট করে ভিন্ন ভিন্ন অফিসারকেও পত্রের প্রাপক এবং অনুলিপি দেয়া যায়।

৬। ই-নথি সিস্টেমের রির্পোট তৈরি করার সময় পত্রজারির সংখ্যার পরিবর্তে পত্রজারির মাধ্যমে নোট নিষ্পত্তিকে গণনা করা হবে ( অথ্যাৎ একটি নোটে যদি ১০টি পত্রজারি হলেও ১টি নোট নিষ্পন্ন হবে।)।

(আগস্ট ২২, ২০১৭)

১। নথি না দেখা পর্যন্ত ফেরত আনা যায়-
কোন নথি প্রেরণ করার পর না দেখা পর্যন্ত ঐ দিন রাত ১২.০০ ঘটিকার মধ্যে ফেরত আনা যাবে। এই ক্ষেত্রে নথি প্রেরণ করার পর প্রেরিত নথিতে গিয়ে “ নথি ফেরত আনুন” বাটনে ক্লিক করলে নথিটি ফেরত আসবে এবং এডিট করা যাবে।

২। প্রেরিত নথিতে জরুরি মার্ক করা যায়-

কোন নথি প্রেরণ করার সময় প্রাপক সিলেক্ট করার প্রেইজে “জরুরি” এসাইন করা যায়। এই ক্ষেত্রে প্রাপকের আগত নথিতে সংশ্লিষ্ট নথিটি লাল দেখাবে।


 (সেপ্টেম্বর ২৩, ২০১৭)

১। ইংরেজি টেমপ্লেইট:

পত্রজারির খসড়া তৈরির জন্য সংশ্লিষ্ট টেমপ্লেইটে যাওয়ার পর পত্রজারির ভাষা “ইংরেজি” সিলেক্ট করতে হবে। এইক্ষেত্রে ইংরেজি টেমপ্লেইট এখন শুধু অফিস স্মারক পত্রের ক্ষেত্রে করা যাবে। দপ্তর বাটনে গিয়ে নথি সেটিং এর অফিস ভিত্তিক পত্রজারি হেডিং সংশোধন এ ইংরেজিতে তথ্য দিলে পত্রের হেডিং ইংরেজিতে অটো আসবে। তাছাড়া, প্রেরক, প্রাপক এবং অনুলিপি সিলেক্ট করলে সংশ্লিষ্ট তথ্য ইংরেজিতে না আসলে উক্ত তথ্য এডিট করে ইংরেজিতে দেয়া যাবে

২। দৃষ্টি আকর্ষণ:

পত্রজারি করার সময় অনুমোদনকারী, প্রেরক, প্রাপক এবং অনুলিপি সেট করার মত পত্রের দৃষ্টি আকর্ষণও সেট করা যাবে।

৩। পৃষ্ঠান্কন বা Endorsement:

নথি সিস্টেমে আগত পত্রকে (পিডিএফ ছাড়া) নথিতে উপস্থাপন করার পর পত্রের উপরের বারে একটি লাল রঙের পৃষ্ঠান্কন বা Endorsement বাটন থাকবে। উক্ত বাটনে ক্লিক করলে সংশ্লিষ্ট পত্রটি পৃষ্ঠান্কন বা Endorsement করে জারি করা যাবে

Floara এডিটর:  

নোটসীট বা পত্রের খসড়া করার জন্য আগের এডিটরটি পরিবর্তন করে নতুন একটি এডিটর দেয়া হয়েছেএই এডিটরটির সুবিধা হলো একই অনুচ্ছেদ বা পত্রে একই ফন্টের লেখা হবে এবং টেবিল কপি পেষ্ট করলে একই থাকবেনোটসীটে লিংক করার বিভিন্ন ড্রপডাউনগুলো এই এডিটরে রয়েছেপ্রতিটি লিংকের উপর কারসর নিলে ঐ লিংকের কার্যক্রম দেখাবে।

৫। পত্রজারির পর জাতীয় তথ্য বাতায়নে আপলোড:

পত্রজারি করার পর সংশ্লিষ্ট পত্রটি জাতীয় তথ্য বাতায়নে আপলোড করা যাবে। এই ক্ষেত্রে পত্রজারির পর মাস্টার ফাইলে ক্লিক করে সংশ্লিষ্ট পত্রের উপরে “পোর্টালে প্রকাশ করুন” বাটনে ক্লিক করলে সংশ্লিষ্ট পত্রটি জাতীয় তথ্য বাতায়নে আপলোড হয়ে যাবে।

৬। ডাক নিজে আপলোড করে নিজে নথিতে উপস্থাপন করা যাবেঃ

ব্যবহারকারী নিজে ডাক আপলোড করার জন্য নিজের নামে সিল বানিয়ে নিজের কাছে প্রেরণ করা যায় এবং নথিতে উপস্থাপন করা যায়।

https://ssl.gstatic.com/ui/v1/icons/mail/images/cleardot.gif